Convivial recherche un(e)  Accueillant(e) pour le BAPA Convivial (H/F/X)

Contexte :

 Convivial propose un accompagnement professionnel aux réfugiés dans le démarrage de leur nouvelle vie en Belgique, depuis les défis liés à leur première installation autonome (accès aux droits sociaux, à un logement, …) jusqu’à l’initiation d’un projet d’insertion à plus long terme (formation sur la vie en Belgique, orientation socioprofessionnelle, …).

Convivial a également pour mission d’informer et sensibiliser le grand public sur l’asile et la réalité des Réfugiés en Belgique, ainsi que de développer des dispositifs de « vivre ensemble » permettant la mise en relation entre citoyens et réfugiés.

Forte de son expérience depuis 25 ans dans ce domaine, Convivial a été sélectionné par le Gouvernement bruxellois pour créer le troisième Bureau d’Accueil pour Primo-Arrivants (BAPA) à Bruxelles. Ce dispositif important sera mis en place sur le site actuel de Convivial, situé à Forest et à proximité immédiate d’Anderlecht et Saint-Gilles.

 

Mission du BAPA

Le BAPA a pour mission d’accueillir, d’accompagner et d’orienter les primo-arrivants, de leur permettre d’acquérir les connaissances de base sur le fonctionnement de la société en Belgique et en matière de français comme langue de contact.  Qui sont les primo-arrivants ? Les personnes d’origine étrangère résidant en région de Bruxelles-Capitale depuis moins de 3 ans et disposant d’un permis de séjour d’une validité de plus de 3 mois.  Dans un futur proche, tout primo arrivants (sauf dérogation) résident sur le territoire bruxellois aura l’obligation de suivre ce parcours d’accueil. Le BAPA Convivial aura la capacité d’accueillir 1000 personnes par an et sera intégré dans les activités et les locaux de Convivial. Pour plus d’infos sur le BAPA: https://www.spfb.brussels/espace-pro/appel-candidature-bapa-2019

Objectif de la fonction :

Dans le cadre de la mission du BAPA, Convivial recrute aujourd’hui un(e) Accueillant(e).

La qualité de l’accueil est un élément important de l’image de marque de Convivial. L’employé(e) de l’accueil doit veiller à la promotion de cette image à travers des contacts directs à l’accueil ou des contacts téléphoniques avec un public varié : bénéficiaires, fournisseurs, partenaires, pouvoirs publics…. Il/Elle fournit à chaque interlocuteur des informations sur le BAPA Convivial, ses activités et son environnement. Par l’écoute, il/elle identifie les besoins de chaque interlocuteur pour sa meilleure orientation vers les différents services de Convivial. Pour cela, il/elle doit posséder l’aisance des contacts humains, les qualités d’adaptation aux divers milieux, une excellente présentation, un esprit méthodique… Il/Elle doit faire preuve d’amabilité, de courtoisie et de discrétion.

Il/Elle doit également maîtriser les outils informatiques afin de pouvoir assurer la gestion des agendas électroniques, être référent pour une base de données informatique et gérer les mails du service accueil.

Positionnement et encadrement :

L’accueillant(e) travaille en étroite collaboration avec une équipe d’accueillants (deux autres personnes gérant l’accueil d’autres services de Convivial). Il/elle est le référent accueil pour le BAPA Convivial, et participe aux réunions d’équipe du BAPA. Il/Elle rapporte à la Coordinatrice du service social du BAPA Convivial.

 

Tâches principales (liste non exhaustive) :

  1. Accueil et orientation
  • Accueillir les différents publics
  • Vérifier l’admissibilité du public au parcours d’intégration
  • Orienter le public vers le bon service en interne ou en externe
  1. Gestion de la zone d’Accueil (veiller à ce que la zone accueil soit agréable, calme et en ordre)
  2. Gestion des appels via la centrale téléphonique et gestion de la boîte e-mail Accueil
  3. Soutien aux services du BAPA Convivial
  • Gestion des RDV du service social du BAPA Convivial (agenda Outlook)
  • Soutien administratif général (photocopieuse, formulaires internes, gestion du courrier sortant, etc.)
  1. Participation à la vie d’équipe de Convivial
  • Participation active aux réunions d’équipe et aux formations du Service social du BAPA Convivial, aux intervisions, aux plénières…
  • Suggérer des améliorations à l’organisation de l’Accueil, identifier les difficultés, rechercher et proposer des solutions
  • Veiller activement à être au courant de l’agenda général de Convivial, ses activités et projets, procédures en place, conditions d’accès aux services, dates de démarrage de groupes collectifs/de sensibilisation, visites importantes…
  • Soutenir les autres membres de l’équipe Accueil et pouvoir les remplacer au besoin.

Profil recherché :

  • Formation et/ou expérience probante de minimum 1 an dans une fonction d’accueil/de secrétariat à responsabilité, et plus particulièrement dans l’accueil d’un public fragilisé
  • Excellente connaissance du français et très bonne connaissance de l’anglais. La connaissance courante d’une autre langue parlée par nos bénéficiaires est un atout (arabe classique ou maghrébin, espagnol, pachtoun, dari/farsi, peul ou autre langue de l’Afrique de l’Ouest, …).
  • Connaissances informatiques de base (Word, Outlook, Excel, Internet), aisance avec l’outil informatique en général, et dans l’utilisation des bases de données en particulier
  • Sens de l’accueil et très bonne capacité d’écoute
  • Très bon sens de l’organisation et sens des priorités, polyvalence
  • Intérêt pour les missions et le public de Convivial
  • Capacité de désamorcer des situations conflictuelles par une communication non-violente
  • Non-discrimination, non-jugement, respect du secret professionnel
  • Capacité de travail en équipe
  • Résistance au stress, capacité de réagir rapidement, avec calme et maîtrise de soi, en présence d’un événement soudain
  • Bonne expression orale et écrite (bonne diction et élocution aisée, savoir s’exprimer avec clarté et efficacité, capacité de rédaction fluide et précise)
  • Agilité d’apprentissage, capacité à travailler dans différents systèmes
  • Capacité d’appliquer les procédures en matière de sécurité
  • Capacité à s’adapter aux changements

 

Nous offrons :

  • Un CDI temps plein de niveau CESS
  • Timing : démarrage souhaité au 01/02/2020.
  • Le défi de participer au lancement d’un projet passionnant en réponse à des besoins sociétaux
  • La motivation d’intégrer une association alliant professionnalisme, diversité et Convivialité
  • Composantes extra-légales propres à Convivial : fermeture entre Noël et nouvel an, horaire d’été, de 5 à 8 jours de congé extra-légaux et 1 jour de congé par 5 ans d’ancienneté, 10 jours de formations fonctionnelles par an, possibilité de développement personnel payé par l’employeur sous conditions

 

Contact : Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser par mail exclusivement à l’adresse andreea.ciobanu@convivial.be  pour le 6 janvier 2020 au plus tard.

 

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